SISTEMAS DE INFORMACION DESDE LA PERSPECTIVA DE LOS NEGOCIOS

INTRODUCCION

En esta investigación vamos a entrar en el contexto de los sistemas de información conociendo como ellos ayudan o afectan al mejor funcionamiento de las compañías generando mejores oportunidades  en el mercado y haciendo con esto empresas más eficaces y eficientes, teniendo en cuenta que el principal objetivo siempre debe ser tener clientes satisfechos, con una tecnología avanzada y en camino hacia la globalización. (Alexandra Rocha)

Siendo estudiantes de Administración Financiera se hace necesario conocer e identificar las herramientas que posiblemente  tendremos que saber utilizar y aplicar para uso y buen desarrollo de nuestros desempeños dentro de la empresa u organización estos unidos a los objetivos de la misma. Por la evolución y rapidez  de la globalización en los negocios se hace necesario aplicar nuevas herramientas de sistemas de información en la empresa u organización por su potencial poderoso de  lo que aportan gracias a su integración y al valor que crean a la empresa que lo utiliza relacionando los seis sistemas (CDM, TRM, ERP, MRP, SAP, SCR) dando  como resultado un  intercambio con  mejores servicios y la fidelización de clientes existentes y  potenciales muy satisfechos.  (Sandra Patricia Hernández).

A continuación vamos a hablar de los sistemas ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING), que pueden aplicar las empresas para lograr los resultados propuestos de una forma más rápida,  segura y confiable desde su propio lugar de trabajo con la información registrada en el sistema de todas las áreas o departamentos, a su vez mencionando las ventajas y desventajas que de este se originan, que son más los beneficios que se obtienen, los componentes esenciales como lo son las personas, quienes son las encargadas de la administración y manipulación del ERP, del buen manejo de estas personas depende el éxito de los resultados, las decisiones que se tomen basados en todo esto y el crecimiento de la empresa al poner en práctica un ERP. (Magda Menza).

PLANIFICACION DE LOS REQUIMIENTOS DE MATERIAL  nace y se desarrolla en Estados unidos a partir de la década 60  con un paquete informático, se trata de un sistema informático capaz de dar respuesta puntual al cálculo y planificación de las necesidades de materiales derivadas de un programa de producción industrial.

Básicamente proporciona un programa de la producción y de los abastecimientos, de acuerdo con los pronósticos de ventas con la compañía, los estándares de producción y los tiempos de entrega de los proveedores. (Tatiana Salamanca)

Con la realización del trabajo daremos a conocer e identificaremos los diferentes sistemas de información que se pueden manejar en una organización, la importancia de estos y como se aplican a las compañías dependiendo si es grande, mediana o pequeña.

Por esto es importante ir más allá de las fronteras de la empresa e iniciar relaciones de intercambio de informacion, materiales y recursos con los proveedores y clientes en una forma más integrada, utilizando enfoques innovadores que beneficien conjuntamente a todos los actores de la cadena de suministros.(Paula Jaramillo Garcia)

DEFINICION DE CRM

PRESENTACION DE CRM  ELABORADA POR:

                                 


    ALEXANDRA ROCHA 

Antes de expresar una definición del CRM como tal, se deben tener claros los conceptos involucrados con éste término, los mismos que son:

·         Customer (Clientes)

·         Relationship (Relaciones / Interacciones)

·         Management (Administración / Manejo / Gestión / Gerencia)

CRM va más allá del marketing de relación, es un concepto más amplio, es una actitud ante los clientes y ante la propia organización, que se apoya en procesos multicanal (teléfono, Internet, correo, fuerza de ventas,...) para crear y añadir valor a la empresa y a sus clientes.”

 Consiste en 10 componentes:

• Funcionalidad de las ventas y su administración
• El telemarketing
• El manejo del tiempo
• El servicio y soporte al cliente
• El marketing
• El manejo de la información para ejecutivos
• La integración del ERP( Enterprise Resource Planning )
• La excelente sincronización de los datos
• El e-Commerce
• El servicio en el campo de ventas.

Tipos de clientes” que suelen incluirse en iniciativas y estrategias empresariales enfocadas en el CRM:

Agente.- Aunque los agentes no compran productos y servicios, sin embargo, controlan las relaciones de las organizaciones y los consumidores finales que compran sus productos. En la industria de los seguros, a menudo se considera al agente como un tipo interesante e importante de cliente.

Beneficiarios.- Los beneficiarios se encuentran en muchas industrias, tales como seguros, banca, e inversión por nombrar algunos.

Compedidor/Asociado: Las organizaciones estan tomando un interes creciente en la competencia que tiene en su sector al punto que puedan llegar a incluir a sus compentidores en sus propias definiciones de clientes debido a que bajo ciertas negocios por ejemplo en la industria de las comunicaciones inalambricas, las compañias con coberturas de satelide de banda ancha venden el uso de estos medios a sus competidores

Empleado.- Un empleado es un cliente algo similar a un agente. La mayoría de compañías que desarrollan una definición de cliente incluyen a sus propios empleados en esta definición. Se incluye a los empleados por varias razones. Primero, los empleados a menudo tienen la facilidad para comprar productos y servicios de la compañía,  con un descuento preferencial.

Garante: Un garante es un individuo u organización que somete u otorga una garantía para el reembolso de un crédito, Las compañías suelen incluir un garante cuando el negocio que han emprendido con un determinado cliente involucra riesgos de tipo financiero, se puede, entonces, usar esta información para perfilar a ese garante e identificar potenciales oportunidades de ventas.

Prospecto.- Un prospecto es un tipo de  cliente que surge cuando una organización rastrea y usa con eficacia los nombres que obtuvo o compró de listas o de su propia información cruzada. 

Proveedor.- Un proveedor es un tipo de cliente que aumenta en importancia a medida que la tecnología habilita a las compañías a proporcionar acceso electrónico a más información por medio de aparatos portátiles y por el Internet.

PAPEL QUE REPRESENTA PARA LAS ORGANIZACIONES EL CRM

El estrecho conocimiento del cliente permite rentabilizar de mejor manera las acciones de ventas y marketing:

·   Se conocen las características individuales de los clientes, con una visión holística o de 360 grados.

·   Se completa y actualiza la informacion sobre el cliente en cada contacto.

·  La integración de las bases de datos permite ofrecer un servicio más personalizado al dotar a toda la organización de acceso a información actualizada sobre los clientes.

El cliente accede con mayor facilidad a la información:

·    Existen diferentes canales de acceso (mail, web, telefonía, contacto personal), todos ellos integrados. El cliente elige el canal más conveniente en un momento determinado.

           ·         El cliente dispone de servicio y atención las 24 horas.

Se realizan ofertas personalizadas:

·    La existencia de una base de datos actualizada e integrada, permite conocer mejor el mercado y ofertar productos que se ajusten exactamente a los diferentes segmentos.

·   Ayuda a detectar nuevas necesidades, generando nuevas oportunidades de negocios.

Se rentabiliza la inversión:

·    Permite la diferenciación de los servicios y por tanto el aumento de ingresos y márgenes.

·      Generalmente, la tecnología CRM, es de rápida implantación y fácil actualización.

·       apoyar servicios efectivos de mercadeo, ventas y servicio.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS CRM

VENTAJAS DEL CRM

• Es un buen manejo para ampliar la cartera del cliente.
•  Fidelización de los clientes.
•  El CRM mejora la productividad empresarial.
•  Permite tomar decisiones con plena confianza.
•  Aumenta las ventas y reduce el ciclo de venta
• Permite direccionar la oferta hacia las necesidades de los clientes, y a su vez aumentar el el grado de satisfacción.

  

                                                    DESVENTAJAS DEL CRM

Ø  Ante todo, equivocarse en la elección de las herramientas puede complicar el CRM. Por eso hay que pensar previamente en la clase de herramientas que le conviene a la estructura para seguir la relación con sus clientes y sus prospectos.

Ø  El CRM no es fácil de establecer, hay que tener cuidado con elegir correctamente las herramientas, sino también bien poner en marcha el proceso de CRM que será iniciado por la empresa.

• Ø  El elevado costo que implica la aplicación e implementación del CRM, tanto en recursos económicos como humanos.
• 
  
• Ø  La dificultad en el manejo de información dado a la resistencia de algunos sectores a compartir la información.

• Ø  Se puede incurrir en invasión de privacidad del cliente y exponerlo a situaciones indeseadas.

MAPA CRM

DEFINCION DE TRM

PRESENTACION DE LOS TRM PRESENTADA POR:

   SANDRA HERNANDEZ

Es una herramienta poderosa de estrategia de negocios que apoyada especialmente el manejo  de las actividades  tanto internas como externas  dentro de la Empresa  u organización,  gestiona  el buen uso de  todos los instrumento financieros de una sociedad como los préstamos, las pólizas, de crédito, inversiones financieras temporales y procedimientos de cobertura,  con fin de perfeccionar  eficacia en los servicios.

PAPEL QUE REPRESENTA PARA LAS ORGANIZACIONES EL TRM

Es un Instrumento muy  importante y necesario en las empresas u organizaciones porque  permite un mejor  manejo de relaciones comerciales productivas, a su vez permite una mejor gestión total  calidad en los procesos con la colaboración de todos los empleados con los que  ejerce una relación mutua para  mejorar  resultados y garantizar una gran satisfacción al cliente (quien es la razón de ser) Por esta  razón es vital la implementación y  buen manejo  del  TRM ya que favorece la empresa porque crea ventajas competitivas  a la misma (por su adecuado manejo) y por qué permite una buena  administración de recursos y desarrollos fundamentales como lo son:

·         

•       Financieros
•            Técnicos
•             Humanos
•           Materiales, Tiempo. 

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS T R M

VENTAJAS

• ·         Acrecentar  fidelidad delos clientes atraves de (servicio al cliente)
• ·         Generar  mayor competitiva entre las empresas
• ·         Reduce costo operativos
• ·         Crea mayor eficacia al efectuar servicios (negocios)
• ·         Perfecciona  la productividad de los empleados
• ·         Calcula rentabilidad y riesgo de inversión de forma rápida sencilla
• ·         Perfecciona relaciones con proveedores y socios

                                  

DESVENTAJAS

·         Costos  elevados.
·         Que no se ejecute reajustes de herramientas.

Debe tener una estructura suficiente y flexible que permita cambios dinamicos               y continuos de los programas TRM.

MAPA TRM

DEFINICION DE LOS ERP

PRESENTACION DE LOS ERP ELABORADA POR:


MAGDA MENZA

ENTERPRISE   RESOURCE    PLANNING

PLANIFICACION DE RECURSOS EMPRESARIALES:

Es un sistema que unifica la información de distintas áreas de una empresa con el fin de tomar decisiones basadas en información real.

PAPEL QUE REPRESENTA PARA LAS ORGANIZACIONES LOS ERP

Los ERP son una solución rápida que le ofrece a las empresas centralizar e integrar los procesos de todas las áreas como compras y ventas, operaciones, producción, talento humano, contabilidad, inventarios, clientes, proveedores y todas las áreas o departamentos que conforman una empresa.

La información que antes estaba esparcida o distribuida en distintos lugares de la empresa, ahora se encuentra unificada, en un solo lugar, en un solo sistema; a su vez ayuda a que no hayan obstáculos o barreras entre los departamentos de las empresas por la carencia de la información entre áreas o en ocasiones tener que tomar decisiones sin fundamentos reales por la falta de información.

Al contar con un ERP implementado en la empresa, ayuda a que se tomen decisiones certeras sin correr riesgo alguno, pues este sistema ofrece información real que ha sido ingresada, modificada y ajustada en su momento por el personal a cargo de la manipulación de los datos, generando productividad, mejoras de los productos y servicios que se ofrecen.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ERP

Como es de nuestro conocimiento, toda herramienta,  software o sistema que se implante en una empresa, siempre será costoso y al inicio será un poco difícil, porque se necesita tiempo y disposición para aprender a manejarlo, quizás nos cueste adaptarnos a ellos, pero es solo de práctica, no es sino empezar a ver los resultados que nos ofrecen y será muy fácil, hasta resultamos amándolos porque nos ayudan a hacer más fáciles y rápidos los procesos.Por eso ahora se van a mencionar algunas ventajas y desventajas que surgen al implementar un ERP en una empresa:

                                               

                                                         VENTAJAS DEL ERP:

Con toda la información unificada de las diferentes áreas de la empresa, tenemos la facilidad de consultar en cualquier momento, generar reportes contables, financieros en tiempo real y con información real.

v  Control de todas las  áreas o departamentos de la empresa, a su vez se puede monitorear que los datos estén siendo ingresados o modificados en su momento.

v  Sacar estadísticas a diario de acuerdo a los datos ingresados.

v  La Productividad mejora  al contar con un sistema que reduce procesos que antes eran muy engorrosos.

v  Acceso a información, real, veras y confiable.

v  Facilidad al compartir información y ayudando a que todas las áreas estén en constante integración.

v  Se maneja un control de inventario real y exacto, lo que entro lo que salió y cuanto nos queda, de tal forma que los resultados que arroje el sistema deben coincidir con lo que hay en físico.

v  Se reducen y se ahorran los costos y gastos en procesos y operaciones que se requerían de varias personas o máquinas y que a su vez generaban mucho dinero.

v  Se cuenta con la información disponible para todas las áreas, ya que todo se puede manejar remotamente, desde distintos lugares de la empresa, sin necesidad de desplazarse para obtener una información.

                                             DESVENTAJAS DEL ERP:

v  Inicialmente la empresa debe invertir con suficiente dinero para implementar el sistema ERP.

v  Tiempo para invertirle al aprendizaje de este.

v  Los consultores ERP son muy escasos, y por lo mismo son muy costosos sus servicios.

v  Algunos ERP son difíciles de manejar, ocasionan pérdidas para la empresa por la falta de conocimientos suficientes para el manejo de este.

v  El no ingresar bien la información puede generar resultados erróneos y tomar decisiones equivocadas basadas en una información no real.

v  Gastos en compra de computadores con ciertas características o descripciones que requiera este software.

v  La manipulación por personas inexpertas puede perjudicar a otras áreas de la empresa.

MAPA ERP

DEFINICION DE MRP

PRESENTACION DE MRP ELABORADO POR:

TATIANA SALAMANCA

Definición:(planificación de los requerimientos de material) es un sistema software planificación y administración donde ayuda controlar los niveles de inventario, disminución de los tiempos de espera en la producción y en la entrega, planear la capacidad para cargar el sistema de producción, aumentar al máximo la eficiencia de las operaciones de producción, reducir al mínimo la inversión en los inventarios.

Sistema abierto

MRP ll PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS DE MANUFACTURA

Sistema de planeamiento y control de la producción totalmente integrado

GESTION OPTIMIZADA DE RUTAS Y CENTROS

DE TRABAJO, CON CALENDARIOS PROPIOS O

POR GRUPO

                                                        EJECUCION AUTOMATICA DE PEDIDOS

GRAN CAPACIDAD DE PLANIFICACION Y SIMULACION DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS

PAPEL QUE REPRESENTA PARA LAS ORGANIZACIONES EL MRP

Es un sistema de planificación de producción y de gestión de stock que responde a las preguntas:

¿qué? ¿Cuánto? y ¿cuándo?, se debe fabricar y/o aprovisionar. Integran las actividades de producción y compras. El objetivo es brindar un enfoque más efectivo, sensible y disciplinado para determinar los requerimientos de materiales de la empresa.

La utilización de los sistemas MRP conlleva una forma de planificar la producción caracterizada por la anticipación, tratándose de establecer qué se quiere hacer en el futuro y con qué materiales se cuenta, o en su caso, que se necesitara para poder realizar todas las tareas de producción. Es un sistema que puede determinar de forma sistemática el tiempo de respuesta (aprovisionamiento y fabricación) de una empresa para cada producto.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE MRP

VENTAJAS	DESVENTAJAS
ü  Fijar los precios más exactos   ü  Reducción de los precios de venta   ü  Mayor rotación de inventarios   ü  Reducción de inventarios      ü  Mejor respuesta a las demandas mercado   ü  Reducción de los costos   ü  Reducción de tiempo entrega   ü  Estandariza procesos de negocio   ü  Aporta a la gestión de la empresa   ü  Reducción horas extras	ü  Costoso a primera vista   ü  Mucho tiempo para su implementación   ü  Adquisición o adaptación del Hardware   ü  Alguno sistema ERP pueden ser difíciles de utilizar   ü  Requiere pronósticos exactos   ü  Es demasiado rígido